Comment recevoir et vérifier les paiements ?
Frais et paiements
Propriétaire de l'école
Après avoir attribué les frais, vous pouvez commencer à recevoir les paiements des parents/tuteurs. Ce guide vous explique comment recevoir, suivre et consulter les paiements.
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Modes de paiement
Les parents/tuteurs pourront payer avec les modes de paiement que vous avez configurés et activés dans les paramètres de l'école.
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💡 Besoin d'en savoir plus sur les modes de paiement ? Consultez le guide « Comment configurer les modes de paiement ? ».
La nécessité ou non de vérifier un paiement par un administrateur financier dépend du mode de paiement.
Enregistrement d'un paiement reçu
Lorsqu'un paiement est reçu par virement bancaire ou encaissé en espèces, un administrateur financier doit l'enregistrer. Autrement dit, il doit enregistrer le paiement des frais dans AcademIQ.
Pour enregistrer un paiement reçu, recherchez d'abord les frais correspondants. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la page ou la section Frais. Cliquez ensuite sur « Enregistrer le paiement » pour ouvrir un formulaire. Renseignez les informations et, si vous le souhaitez, téléchargez un justificatif de paiement. Confirmez en cliquant sur « Enregistrer le paiement ».
🖋️ Un exemple de preuve de paiement pour un virement bancaire peut être un reçu reçu par le tuteur de la banque après avoir effectué le paiement.
Une fois le paiement effectué, un message de confirmation s'affichera. Vous pourrez alors télécharger une confirmation de paiement ou l'envoyer par courriel, par exemple à votre tuteur.
Vous pouvez trouver le paiement enregistré sur la page des détails des frais.
Examen des paiements enregistrés par les tuteurs
Lorsqu'un paiement est effectué par virement bancaire ou mobile money, un tuteur peut l'enregistrer directement dans AcademIQ. Les paiements apparaîtront automatiquement sur la page de détails des frais et sur le tableau de bord financier. Vous les verrez sur la fiche « Paiements à vérifier ».
Chaque paiement a un statut: reçu, en attente ou annulé. Les paiements effectués par virement bancaire par les tuteurs resteront toujours en attente jusqu'à confirmation par l'administrateur financier.
Lors de l'ajout de virements bancaires, les tuteurs doivent télécharger une preuve de paiement. Il s'agit généralement d'un reçu de la banque en guise de confirmation. Après avoir cliqué sur un paiement et consulté ses détails, vous verrez si une preuve de paiement a été ajoutée ou non.
Après avoir vérifié un paiement, vous pouvez le confirmer ou le refuser. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton correspondant au statut et sélectionnez « Reçu » ou « Annulé ».
Les tuteurs peuvent voir le changement du statut de leurs paiements et en seront informés par AcademIQ.
Paiements d'argent mobile
Une fois le paiement mobile configuré et activé dans les paramètres de l'école comme moyen de paiement, il sera disponible pour les tuteurs. Les paiements mobiles sont enregistrés automatiquement dans le système et ne nécessitent aucune confirmation manuelle.