Comment créer et gérer les frais ?
Frais et paiements
Propriétaire de l'école
Vous pouvez utiliser AcademIQ pour créer et gérer les frais de scolarité. Leur configuration permet aux parents/tuteurs d'effectuer les paiements et au personnel scolaire de suivre facilement chaque frais et paiement.
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Types de frais
Accédez à Paramètres de l'école > Configuration de l'école > Types de frais
Ajoutez des types de frais dans votre école. Ces types ajoutés ici serviront ultérieurement à attribuer des frais aux élèves, aux classes et aux niveaux.
Il existe deux catégories de frais:
Obligatoires - ces frais doivent être payés par tous les élèves et leur seront automatiquement attribués, par exemple : frais d'inscription, frais de scolarité mensuels.
Autres - frais non obligatoires ou irréguliers, par exemple : sorties scolaires, livres.
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💡 Un type de frais ne peut pas être supprimé de la configuration une fois que des frais lui ont été attribués.
Attribuer des frais
Dans ce tutoriel, vous attribuerez des frais classés comme « Autres » dans la configuration des types de frais (étape précédente). Il s'agit des frais irréguliers, comme les sorties scolaires ou les uniformes scolaires.
💡 Si vous souhaitez attribuer des frais de scolarité, vous pouvez ignorer cette partie et consulter la partie Frais collectifs personnalisés du guide.
1. Une fois les types de frais configurés, accédez à « Frais » dans le menu de gauche.
2. Dans la liste des frais, cliquez sur « Attribuer des frais ».
3. Sélectionnez d'abord à qui attribuer les frais: élèves, classes ou niveaux. Cliquez ensuite sur « Suivant ».
4. Selon l'option choisie, recherchez les élèves, classes ou niveaux auxquels vous souhaitez attribuer les frais et ajoutez-les depuis la liste. Passez à l'étape suivante lorsque vous êtes prêt.
5. Ajoutez les détails des frais. Choisissez le type de frais (si vous ne les avez pas encore créés, consultez l'étape précédente), sélectionnez la date d'échéance et attribuez un nom aux frais.
6. Ajoutez un ou plusieurs frais. Le montant à payer pour chaque frais sera automatiquement ajouté au montant total à payer. Cliquez ensuite sur « Suivant ».
7. Vérifiez les informations et cliquez sur « Attribuer des frais » pour confirmer.
Frais collectifs personnalisés
Les frais collectifs personnalisés sont les frais scolaires essentiels, tels que les frais de scolarité et les frais d'inscription.
Accédez à Paramètres de l'école > Frais scolaires > Frais collectifs personnalisés.
1. Sélectionnez les personnes à qui attribuer les frais: élèves, classes ou niveaux. Cliquez ensuite sur Suivant.
2. Selon l'option choisie, recherchez les élèves, classes ou niveaux auxquels vous souhaitez attribuer les frais et ajoutez-les depuis la liste. Passez à l'étape suivante lorsque vous êtes prêt.
3. Ajoutez les détails des frais. Choisissez le type de frais (si vous ne les avez pas créés, consultez l'étape précédente), sélectionnez la date d'échéance et attribuez un nom aux frais.
4. Ajoutez un ou plusieurs frais. Le montant à payer pour chaque frais sera automatiquement ajouté au montant total à payer. Cliquez ensuite sur Suivant.
5. Vérifiez les informations et cliquez sur « Affecter les frais » pour confirmer.
Frais de suivi
La liste complète des frais est accessible en accédant simplement à la section « Frais » du menu de gauche. Un utilisateur disposant du rôle d'administrateur système financier disposera également d'actions et de fiches d'information relatives aux frais sur son tableau de bord financier dédié. Si vous disposez du rôle d'administrateur financier, mais que le tableau de bord financier n'est pas visible, vous pouvez passer d'un tableau de bord à l'autre grâce au bouton situé en haut à droite de la page.
💡 Vous souhaitez en savoir plus sur les rôles système ? Consultez le guide « Comment attribuer des rôles utilisateur ? ».
Lorsque vous sélectionnez des frais, vous accédez à la page « Détails des frais ». Sur cette page, vous trouverez toutes les informations relatives aux frais, y compris les paiements et leur état.
Pour en savoir plus sur les paiements, consultez le guide Comment recevoir et vérifier les paiements ?