Comment télécharger, vérifier et approuver les documents d’inscription ?
Inscription des étudiants
Propriétaire de l'école
La gestion des inscriptions des élèves implique la gestion des documents nécessaires à leur inscription, comme les actes de naissance, les justificatifs de domicile ou tout autre document exigé par votre établissement. Grâce à AcademIQ, vous pouvez centraliser tous ces documents et vérifier si chaque élève est prêt et dispose de tout le nécessaire pour son inscription.
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Téléchargement des documents d'inscription
Lors de l'ajout d'un nouvel élève (Comment ajouter un nouvel élève ?), vous verrez une section contenant les documents d'inscription. Si les documents d'inscription de l'élève que vous ajoutez ont déjà été remis, vous pouvez les téléverser immédiatement.
Sinon, si l'élève possède déjà un profil et a été ajouté à AcademIQ, accédez à son profil en recherchant son nom dans la barre de recherche en haut de la page ou dans la section Élèves.
Sur le profil de l'élève, vous trouverez un onglet « Documents d'inscription ». Cliquez dessus pour afficher les tableaux contenant les documents d'inscription et les autres conditions d'inscription. Pour téléverser un document, cliquez sur « Téléverser un fichier ». Une fenêtre contextuelle s'ouvrira. Téléversez le document dans un format pris en charge, puis enregistrez-le.
Si un document valide a été téléversé ou si le tuteur l'a remis en personne, vous pouvez modifier le statut du document d'inscription à « Remis ».
💡 Remarque : Si un document reste dans le statut En attente, il sera considéré par le système comme manquant.
Examen des documents d'inscription téléchargés par les tuteurs
Après avoir été ajouté au système, le tuteur de l'élève peut se connecter à AcademIQ. Ce faisant, il pourra télécharger les documents d'inscription manquants de son enfant sans avoir à les remettre en personne ni à les envoyer à l'école sous quelque forme que ce soit.
Lorsqu'un tuteur télécharge un document d'inscription, l'administrateur système reçoit une notification et celui-ci est visible dans l'onglet « Documents d'inscription » du profil de l'élève.
Une fois téléchargé, le fichier téléchargé par le tuteur doit être examiné. Il peut être approuvé ou refusé par l'administrateur. En cas de refus, le tuteur en sera informé et devra télécharger un nouveau fichier/document conforme.
Prochaines étapes
Une fois toutes les conditions d'inscription remplies et tous les documents obligatoires téléchargés et validés, l'étudiant est prêt à être activé et inscrit comme étudiant actif. Suivez le guide suivant pour poursuivre le processus d'inscription.